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すみよしの手帖

生活となりわいと趣味の手帖を紐ときます。

チンケな仕事に忙殺されないために

 

こんにちは、よしの(id:hatehatettt)です。

 

日がな一日、チンケな仕事ばっかやって夜になってるのってつらいですよね。

私は昔、毎日まいにちその繰り返しで、「今日1日、何やってたんだろう…」、「チンケなことしかしてない…」という思いに苛まれてました。

下っ端だと、つまらない使いっぱしりを頼まれることって多いです。でも、そんなことばかりしていては、何の具体的な結果も残せません。芽が出せません。

それをひしひしと自分でも感じるから、また辛いんです。

 

今日は自戒も込めて、チンケなことに忙殺される状況を抜け出すために注意すべきことを書きます。

 

 

目標を立てる

まずはじめに一番大切なことは、自分自身の中で目標をつくることです。

例えば、「定時で帰る」。

この目標がある場合とない場合では、仕事の効率は格段に違うはずです。

まず、状況を変えようというやる気がなければ何も始まりません。

 

忙殺されていると、何となく忙しい状況=仕事を頑張っている、と勘違いして自己満足しがちですが、非効率な状況を放置したまま何の役にもたたないことを続けて忙殺されている人は会社にとって害悪でさえあります。

 

常々思うのですが、オフィスワーク職に残業代を払うのをやめた方がいいと思います。非効率な状況を続ければ続けるほどお金がもらえるシステムで、会社の生産性がよくなる道理はありません。

ドイツではオフィス勤務の人には残業代は出ません。残業はシステム上累計されていますが、金銭としてもらうのではなく、一定数を休暇と交換します。働けば働くほど、長い休みが取れるシステム。この方が健康管理の面でも理に適っていると思います。

通常サラリーマンの年休は州ごとに異なる祝日に加えて年間25日~30日くらい(会社による)ですが、これらは年末までに消化しなければならないことになっています。だから同僚が1か月まるっと休暇でいないなんてことは日常茶飯事です。

日本のように一斉休暇を取るのではなく、半年~1年くらい前から上司・部内の人と相談して個々にずらして取るので、引継ぎが必要で、引き継いだ人が、「担当が休暇から帰ってこないとわからない」と言うケースが多く、仕事が頓挫しがち、という難点はあるのですが…(それでもGDPは高い)。

 

「NZ MoyaSystem」というブログを書かれているはっしーさんも、ニュージーランドで年俸制で働いて、残業をしなくなったことによって仕事の効率化を図るようになったということについて記事を書かれていて、とても共感しました。

 

生活の基盤あってこその仕事

家に帰ってゆっくり休む、趣味の時間を持つということは、当然の権利であるばかりか、仕事のためにも必要なことです。

私は、物事の優先順位を「生活>本業>遊び」と位置付けていますが、これは、

パフォームするための環境整備>実際のパフォーム>今後の展望のための余裕」と言い換えることもできます。

※生活には、食べること、寝ること、掃除すること、家族との時間を過ごすことなどを含みます。

 

新しい情報や体験の吸収なくして、新しいアイデアが出ましょうか。休息なくして、生産性が保てましょうか。

仕事は生活を犠牲にしてするものではない、自分の生活を維持する、そのために仕事をコントロールする、という意志が必要です。

 

このテーマに関しては、「グローバル経営の極北」というブログを書かれているとくさんの記事が素晴らしいのでぜひご参照ください。

  

時間管理マトリクス

「生活を優先して、仕事を効率化するぞ」という硬い決意を固めました。では、具体的にどうやって仕事に対処していきましょう。

 

ここでは頭を整理するために、「時間管理マトリクス」と呼ばれている図を紹介します。

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(Bettina Geißler, Freier Schreibtisch freier Kopf, XXL, 2015  参照)

 

この図では、タスクが以下のように整理されています。

  • 課題A  :重要かつ緊急なもの    → 即、自ら実行する
  • 課題B  :緊急ではないが重要なもの → 期日を定めて計画する
  • 課題C  :重要ではないが緊急なもの → 削減/委任する
  • 上記以外:重要でも緊急でもないもの → 廃棄する

 

重要度と緊急度で仕事の優先順位を整理する、という考え方は色々な日本語のサイトや書籍でも紹介されています。左上に重要かつ緊急なタスクがある図をよく見かけますが、個人的に矢印は左から右のほうが感覚的につかみやすいと思います。

 

この考え方は以前別の本でも読んだことがあったのですが、先日書類整理の技術を学びたいと思って購入した『Freier Schreibtisch freier Kopf』(机上整理、頭の整理の意)という本でこの考え方に再会し、改めて気づきがありました。

 

以前読んだときの記憶から引き出せるのは、「課題C(緊急事項)に当たるものは嫌でも実行するので、課題B(重要事項)により重きを置くよう留意する」というものです。

しかし、上記の図では課題Cは「削減/委任」することになっており、自分ではやらないわけです。課題Aと課題Cの間に、「自らやるか、誰か(何か)にやってもらうか」という違いがあったというのは、今回の本を読んで初めて気づきました(私が下っ端だったからその部分を覚えなかっただけかもしれませんが)。

 

課題Aは、重要かつ緊急なだけでなく、自分でやるべき仕事であることに注意が必要です。

課題Bへの対処としては、アイデア出し(ブレインストーミング)をしたり、問題解決について検討・議論して合意形成したりします。

課題Cは、今は自分でやらなければならないかもしれませんが、徐々に標準化、効率化、システム化していき、仕事量を減らしたり、自分でなくても誰かにお願いしてハンドリングしてもらえるようにしたりすべきものです。

 

課題Bに有効な、会議をする技術については、斎藤 岳さんの『1回の会議・打ち合わせで必ず結論を出す技術』という本がとてもオススメです。

 

たとえば、課題Cを標準化・効率化するというタスクは、課題Bになると思います。

課題Bは、課題Cを減らしてくれるはずなのです。

課題Cが減れば、課題Aも必然と減ります。

忙殺の日々から抜け出す早道は、重要な仕事から手をつけることです。

 

仕事の付加価値

私は、事務(間接)職の場合、本当の仕事と呼べるものは仕事を減らす仕事だと思っています。

アウトプットにある程度の質を確保するのは当然あるべき姿として、お金を使うばかりの職の場合、会社の役に立てるのって今よりも効率化し、標準化し、システム化して費用を減らしていくといったことではないでしょうか。

リスク管理も同類かもしれませんが、見えない損に備えているというのが、効果を視覚化しにくくやっかいなところだと思います。

 

あるいは、社会にある誰も拾い上げていない問題に、率先して取り組んで、見本となり業界をリードしていくという仕事は、付加価値の高い仕事と言えると思います。

 

ただただ前からあるものを引き継いで、同じことを繰り返していたり、役所から言われたことをやっているということでは、仕事したことにならない、ということは肝に銘じたいと思っています。

 

 

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人を頼る

誰かに頼れるようにならない限り、忙殺が終わる日は来ません。

自分で全部できるという驕りは、捨てなければなりません。

私がそうなのですが、「自分がやった方が早い・確実」と思ってしまうのです。

でもそれでは、標準化も効率化もなかなか進みません。

それに自分一人で、どれだけのことができるでしょうか。チンケなものです。

 

人に頼れるようになると、仕事においてブレイクスルーすることができるのは間違いないです。

 

また、仕事は部下・後輩だけにお願いするものではないと思います。ロジカルな理由がある場合は、上司にお願いするときがあったっていいのです。

 

「重要な仕事」とは

下っ端であると、頼まれごとを重要でないと判断するのは難しいことです。

大体自分より上の人に頼まれますから。副社長=重要、社長=重要かつ緊急、というような思考回路が働きます。

くだらないことでも緊急度が高ければ課題Cになってしまいます。よってA、B、C以外の箱に何かが入るのはまれです。

 

しかし、今一度考えてみましょう。何が重要で何が重要でないのか、それは誰に頼まれたかで変わることでは、本来ないはずです。

少なくとも思考停止せずに、自ら重要度を判断して提言するためには、常に自分の仕事の使命を考えておく必要があると思います。

そのためには、部の方針・会社の社是に立ち返る他、よその会社さんの仕事の仕方を学んだり、本を読んだりして自社の状況と比較してもいいし、この先 社会がどうなるのか、動向をみて自分なりに何が次に必要か仮定してみてもいいし、何よりもそういった考えを上司や同僚と日ごろ議論するのが大切なのだろうと思います。

  

仕事を断ることは悪ではない

私はサービス残業で苦しんでいる人には、どうにも100%共感できません。

もちろん部下の仕事を管理するのは上司の仕事ですが、自分で自分を管理することは自分の責任だからです。

自分の仕事状況を積極的に把握してくれて、その人があるべき仕事のアウトプットをするために必要な時間を念頭に置いたうえで、仕事を割り振ってくれる理想的な上司ならいいですが、部下を放置プレイしたり雑巾のように絞る上司の場合、自分の身を守れるのは自分だけです。

 

私は八方美人でNOと言えない日本人なので、頼まれると断りづらいというのはものすごくよく分かるのですが、そうやってアップアップになっていって溺れても、全てを会社や上司のせいにはできないと思います。

 

仕事をするときに、いい顔をすることに価値を置きすぎないように気をつけなければなりません。

円滑なコミュニケーションが助けてくれるシーンは多いですが、やっぱり、仕事関係は友達ではないし、友達になってしまうと断りづらくなる・頼みづらくなるという負の側面があります。

 

数年前にベストセラーになった片見 一郎さん・古賀 史健さんの本、『嫌われる勇気』は、このテーマについて学ぶことが多かろうと思います。

 

上手く断る技を盗む

仕事を断っている上司や同僚が近くにいるときは、どのように断っているのかよく観察してみることをお勧めします。

 

ドイツ人は、すぐに仕事を断る印象があります。

職場で、「無理!忙しい!時間、ない!」と(上司相手でも他部署相手でも)怒っている同僚を何回見たことでしょう…。これは、残業代が出ない&アフターワークの時間を大切にしているからこそとも思います。

 

もちろんスムーズで上手な、角の立たない断り方と、敵を増やす断り方があります。

両者の何に違いがあるのかを観察しましょう。

 

思うに、上手に断る人は「自分のためだけ」に断っているのではなく、うまく相手も巻き込んでいます。断ることによってWin-Winになるようなロジックを提供するのです。

 

これについて考えると、平社員ほど大きな視野をもつ必要があると思います。

「時間管理マトリクス」で、課題Cは削減/委任すべき仕事でしたが、いくら頼り上手になっても平社員には委任できる相手は少ないですから、ときに物理的にハンドルできない仕事は断る必要があります。

 

自分の仕事の状況を説明してサポートをお願いする、だけでなく、その仕事が会社として、社会として、必要なことなのか、使命なのか、それをすることで・しないことで自分と相手に、大きな視点で見たときにどんな差があるのかということを考えてみると、いいアイデアが浮かぶかもしれません。

 

殆どの人は自分のこと・目の前のことばっかり考えていますから、大きな視野を持っている人の発言にはそれだけで目が醒まされ、説得力があるなと思わされるものです。

 

まとめ

  • 物事の優先順位を再確認し、目標を立てる。
  • 時間管理マトリクスを参考に、重要でない仕事を標準化・効率化し、重要な仕事(付加価値の高い仕事)に注力する。
  • ときには人を頼り、必要ならばWin-Winになれるロジックをもとに仕事を断る。
  • 自分の仕事の本当の使命は何なのか、常に考え、議論する。

 

 

それでは今日はこの辺で。

ビスダン。

 

 

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